هوش تجاری (BI)

شرایط اقتصادی معاصر نشان می‌دهد که سازمان‌ها بیشتر به استفاده از منابع اطلاعاتی می‌پردازند. در تصمیم‌گیری‌های امروزی، دستیابی به اطلاعات امری ضروری است و سازمان‌ها باید به سوی توسعه شاخص‌های عملکردی در حوزه کسب و کار خود حرکت نمایند، زیرا از این طریق می‌توانند از رویکردی واقع‌گرایانه برای عملیات‌های کسب و کار، مشتریان، تأمین‌کنندگان و … بهره ‌ببرند.

سازمان‌ها معمولاً با حجم بسیار زیادی از داده‌ها و اطلاعات در خصوص واحد‌ها یا مجموعه‌‌های تابعه خود سروکار دارند که در پایگاه‌های داده مختلف و به اشکال متنوع نگهداری می‌شوند. این داده‌ها معمولاً به‌صورت سیستمی جزیره‌ای و یا دستی و در دوره‌های نسبتاً طولانی جمع‌آوری می‌شوند و امکان ترکیب و تجمیع آن‌ها به‌سادگی فراهم نمی‌شود. به‌طور خلاصه، مشکلاتی که سازمان‌ها در خصوص داده­‌های مربوط با آن مواجه‌­اند در زیر آورده شده است:

  • عدم دسترسی به اطلاعات به هنگام، برای فرآیند کنترل عملکرد (اطلاعات در دوره­‌های بلندمدت و به­‌صورت حداقلی در اختیار سازمان قرار می­‌گیرد)
  • عدم امکان کنترل صحت داده‌­های دریافتی از مجموعه‌ها و واحد‌های تابعه
  • عدم وجود اطلاعات یکپارچه (داده­‌ها از بخش‌­های مختلف هر یک مجموعه­‌های تابعه و به اشکال گوناگون دریافت می‌شود)

در فضای اطلاعاتی و رقابتی امروز، قدرت از آن سازمانی است که اطلاعات صحیح در اختیار دارد. آگاهی از تقاضای بازار، نیازمندی های مشتری و شرایط درونی­ پیرامون سازمان، از ملزومات مورد نیاز یک مدیر برای تصمیم‌­گیری است و تنها هوش تجاری این امکان را فراهم می کند تا با درک صحیح از تغییرات مثبت یا منفی محیط، بهترین راه حل را اتخاذ کند.

از جمله سیستم‌هایی که امروزه می‌تواند به تصمیم‌سازی مدیران سازمان‌ها به منظور برنامه‌ریزی، کنترل و نظارت هوشمند شرکت‌ها و واحدهای زیرمجموعه خود و سنجش میزان دستیابی به اهداف سازمانی کمک کند؛ هوش تجاری است.

هوش ­تجاری یا هوشمندی کسب و کار (Business Intelligence) به فرآیند تبدیل داده‌های خام به اطلاعات مفید و معناداری گفته می‌شود که به مدیران سازمان کمک می ‌کند تا  مقادیر عظیمی از اطلاعات را برای شناسایی و توسعه فرصت‌های جدید به­ کار برده و تصمیم­‌های خود را بر اساس واقعیت و نه حدس و گمان، سریع‌تر اتخاذ کنند و با اعمال یک استراتژی اثربخش، عملکرد سنجیده‌ در زمان مناسب از خود نشان دهند.

با هوش تجاری اطلاعات مناسب در بهترین زمان در دسترس افراد تصمیم‌گیرنده قرار می­‌گیرد و کاوش و تحلیل اطلاعات را برای ایشان ساده می­‌سازد. بهینه ‌سازی فرایندها و ارزیابی عملکرد سطوح سازمان، درک بهتری از آنچه در یک مجموعه اتفاق می­‌افتد را برای مدیران میسر می­‌سازد. صحت اطلاعات مورد استفاده و عکس ­العمل به­ موقع که بر این اساس نشان داده می­‌شود، کارایی بخش­‌ها و مجموعه­‌های وابسته به یک سازمان را بالا برده و مزایای رقابتی را افزایش می­‌دهد. هوش تجاری، اطلاعات مفید را استخراج می‌نماید تا براساس آن ب­توان با پیش­‌بینی تغییرات، برنامه­‌ریزی کرده و راهکاری مناسب در نظر گرفت.

حل مسائلی که با روش‌های قدیمی ممکن نیست با هوش تجاری آسان­ تر می‌گردد. این سامانه به مدیران کمک می‌کند تا دانش گسترده‌تری از عوامل مؤثر در عملیات سازمان مانند: معیارهای اندازه‌گیری وضعیت مالی، فروش، تولید و عملیات داخلی، شرایط منابع انسانی را در اختیار داشته باشند. در فضای اطلاعاتی و رقابتی امروز، قدرت از آن سازمانی است که اطلاعات صحیح در اختیار دارد. آگاهی از تقاضای بازار، نیازمندی های مشتری و شرایط درونی­ پیرامون سازمان، از ملزومات مورد نیاز یک مدیر برای تصمیم ­گیری است و تنها هوش تجاری این امکان را فراهم می کند تا با درک صحیح از تغییرات مثبت یا منفی محیط، بهترین راه حل را اتخاذ کند.

در سازمانی که BI در آن بکار گرفته می‌شود، مدیران می‌توانند اطلاعات هزینه‌ها را از داخل سازمان استخراج نمایند و بدانند که هزینه‌ها چه هستند و تصمیم‌هایی برای کاهش و حذف آن‌ها بگیرند. تغییرات آینده را پیش‌بینی کنند و برای مسائل خود راه‌حلی مناسب داشته باشند.

فرآیند BI در سازمان‌ها یک فرآیند پویا و تعاملی است. این فرآیند با یک سؤال شروع می‌گردد و پاسخ‌های سؤالات در یک حلقه تکرار فراهم می‌شود. این پاسخ‌ها امکان تصمیم‌گیری برای مدیران را فراهم می‌کند. برنامه‌ریزی و هدایت مرحله برنامه‌ریزی و هدایت در ابتدا و انتهای فرآیند BI عمل می‌کند. در شروع متعاقب درخواست‌های مدیران تصمیم‌گیر و سؤالات از سیستم با فرمول کردن سؤالات، برنامه‌ریزی برای پاسخ به سؤالات شروع خواهد شد.

برای استقرار یک سیستم هوشمندی کسب و کار در یک سازمان می‌توان ۵ مرحله اساسی را در نظر گرفت. این مراحل عبارتند از :

  • شناسایی اطلاعات مورد نیاز سازمان

در این مرحله تصمیم می‌گیریم “چه می‌خواهیم بدانیم؟”. پاسخگویی به این سؤال، به دانستن نیازهای سازمان مورد نظر برای اتخاذ تصمیمات کلیدی تجاری منجر می‌شود. در بخش‌های مختلف هر سازمان، برای مدیران، سؤالات مختلفی مطرح می‌شود و معیارهای متفاوتی برای ارزیابی کارایی وجود دارد که همه این موارد باید شناسایی شوند. اطلاعات هوشمند مورد نیاز در سازمان چگونه تعیین می‌شوند؟ در سازمان چه تصمیماتی گرفته می‌شود؟ این تصمیمات برای چه باید اتخاذ شوند؟ تصمیمات سازمان در چه زمانی باید اتخاذ شوند؟ چه کسانی از این اطلاعات هوشمند برای تصمیم‌گیری استفاده خواهند کرد؟ اطلاعات هوشمند مورد نظر، اساساً مورد نیاز سازمان هستند و نمی‌توان بدون آنها تصمیم‌گیری کرد، یا اگر سازمان این اطلاعات را داشته باشد، بهتر است؟

  • منابع داده

اکثر سازمان‌ها بدون داشتن یک استراتژی اولیه برای فناوری اطلاعات گسترش یافته‌اند. این فقدان چشم‌انداز، سبب شده که آنها به سیستم‌های مختلف و منابع داده‌ای مختلف و حتی تولید برنامه‌های کاربردی مجزا روی بیاورند که این مسأله موجب شده است، منابع داده‌ای مختلفی در سازمان وجود داشته باشد. این منابع داده‌ای می‌توانند داده‌های مربوط به پایگاه داده‌های مختلف یا سوابق پروژه‌ها، طرح‌ها، اقدام‌ها، اسناد مالی، دستورالعمل‌ها یا اطلاعات نرم‌افزارهای موجود سازمان را در برگیرد. در راستای اجرای فرایند هوش تجاری، این داده‌ها در پایگاه داده تحلیلی بارگذاری می‌شود.

  • استخراج، تبدیل و بارگزاری داده (ETL)

در این مرحله، استخراج، تبدیل و بارگذاری داده صورت می‌پذیرد. طی فرایند ETL، داده‌ها از منابع اطلاعاتی مورد نیاز موجود در سازمان و یا خارج از آن مانند پایگاه‌های داده، فایل‌های متنی، سیستم‌های قدیمی و صفحات گسترده استخراج شده و تبدیل به اطلاعاتی سازگار با فرمت معین می‌شوند و سپس در یک مخزن اطلاعاتی که اغلب یک انبار داده است، قرار داده می‌شوند. برای انجام ETL، نیاز به تخصص‌های مختلفی چون تجزیه و تحلیل تجاری، طراحی پایگاه داده و برنامه‌نویسی وجود دارد. فرایند ETL یک پروسه محسوب می‌شود به این معنی که به صورت پیوسته در سیستم باید انجام شود.

  • پایگاه داده تحلیلی

پایگاه داده تحلیلی یا انبار داده، به عنوان هسته هر راهکار هوش تجاری در نظر گرفته می‌شود. یک انبار داده، یک مجموعه‌ موضوع‌گرا، یکپارچه، متغیر از لحاظ زمان و غیر فرار از داده، به منظور حمایت از فرایند تصمیم‌گیری می‌باشد. این عنصر، مسؤول نگهداری همه داده‌های آماده از سوی پایگاه داده بعد از سازمان‌ دهی و همگن‌سازی می‌باشد. این داده‌ها سپس به وسیله تصمیم‌گیران و آنالیزگران، از طریق ابزارهای نهایی مثل داشبورد یا گزارش‌های قابل اجرا، قابل دستیابی است.

یک انبارداده خوب طراحی شده، باید نیازهای فعلی و آینده کاربر را در نظر بگیرد و در همان زمان و برای دستیابی سریع و تعاملی بهینه شده باشد. همچنین انبار داده باید به اندازه کافی منعطف باشد تا از رشد سریع داده و تغییرات درون سازمان حمایت کند. در واقع انبار داده، مجموعه‌ای از اطلاعاتی است که به گونه‌ای مناسب، برای انجام عملیات گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها بر اساس پارامترهای مختلف، طراحی شده است. این سیستم، اغلب به صورت جداگانه‌ از سیستم‌های عملیات روزانه قرار می‌گیرد. هدف اصلی آن، ایجاد بستری مناسب برای تولید اطلاعاتی است که به سازمان برای اتخاذ تصمیم‌های درست کمک می‌کند.

  • ارائه داده و نمایش اطلاعات

اجرای این مرحله به کاربران و مدیران این امکان را می‌دهد که به داده‌های درون انبار داده دست یابند. از آنجایی که نقش‌ها و پروفایل‌های مختلفی ممکن است درون یک سازمان یافت شود، همه‌ ابزارهای لایه اطلاعات کارکرد یکسانی ندارند و آنها می‌بایست بر طبق هدف کاربر نهایی انتخاب شوند. بعضی از این ابزارها، روی عملکرد آنالیز متمرکز شده‌اند و برای افرادی مناسب هستند که نیاز به نگاه عمیق به داده‌ها برای پیدا کردن معیارهای خاص و یا الگو دارند. برنامه‌های کاربردی دیگر، مثل داشبوردهای اجرایی‌، برای سطوح مدیریتی که نیاز به یک نمای کلی و تلفیقی از وضعیت فعلی شرکت می‌باشد، طراحی می‌شود.

این موضوع را باید بدانیم که ابزارهای گزارش‌گیری از کارایی لازم برای مدیران برخوردار نیستند. این ابزارها معمولاً در محدوده سیستم‌های عملیاتی بکار گرفته می‌شوند و مدیران استفاده مؤثری از آن نخواهند کرد. استقرار هوش تجاری (BI) در سازمان‌ها و استفاده از یک ابزار قوی راه‌حل ضروری برای آن‌ها است.

داشبورد مدیریتی ابزاری است که به کمک شاخص‌ها، گزارش‌ها و نمودارها که مدیران با استناد به آن بتوانند در هرلحظه عملکرد سازمان را مشاهده و وضعیت تحقق اهداف استراتژیک را بررسی نمایند. داشبوردها، مجموعه‌ای از شاخص‌های عملکردی (PI)، شاخص‌های کلیدی عملکردی (KPI) و سایر اطلاعات مرتبط با سازمان و پیرامون آن هستند.

شاخص‌های کلیدی عملکرد، اساساً نشان‌دهنده میزان موفقیت سازمان در دستیابی به اهداف استراتژیک هستند و ازاین‌رو در معرض توجه و بررسی قرار دارند. باید این نکته را در نظر داشت که هدف یک داشبورد، بررسی و استفاده از کلیه اطلاعات موجود نیست. بلکه همان‌گونه که گفته شد، محصول بینشی جامع از سازمان و اتفاقات درون و بیرون آن می‌باشد، به‌نحوی‌که تصمیم‌گیری‌های بهینه مدیریتی و پیش‌بینی روال‌های آتی ممکن گردد.

مزایا و منافع هوش تجاری

  • کاهش هزینه و ایجاد ارزش با به دست آوردن اطلاعات در زمان مناسب
  • افزایش سرعت در دریافت گزارش‌ها
  • افزایش دقت و صحت اطلاعات ارائه‌شده
  • پایداری گزارش‌های سیستم در صورت قطع منبع داده
  • قابلیت انعطاف در تولید انواع گزارش‌های مورد نیاز کاربران
  • شناسایی نیاز‌های نرم‌افزاری و راه‌اندازی سیستم‌های جدید عملیات
  • یکپارچگی و افزایش امکان دسترسی به گزارش‌ها و انواع تحلیل‌ها در عین امنیت
  • هدفمندسازی اطلاعات با در نظر گرفتن حوزه‌های پراهمیت با توجه به استراتژی‌ها و اهداف مجموعه و صنعت
  • تحلیل و استخراج شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI):

شاخص کلیدی عملکرد (kPI) یک مقدار قابل اندازه‌گیری است برای نمایش اینکه چگونه یک سازمان به اهداف تجاری خود دست پیدا ‌کند. عموماً دو سطح از شاخص کلیدی عملکرد وجود دارد:‌ شاخص‌­های کلی که به عملکرد عمومی کسب و کار می‌­پردازد و شاخص‌های جزئی که به پردازش اطلاعات خاص در بخش‌­های مختلف مانند فروش، امور مالی، منابع انسانی و … تمرکز دارد.

شرکت سان با استفاده از تیم متخصص خود با دانش کسب و کار و تجارب در صنایع مختلف، مصاحبه با مدیران ارشد سازمان، استفاده از نمونه‌های جهانی و هم­چنین بر مبنای اخذ اطلاعات از پایگاه‌های اطلاعاتی درون و برون سازمانی، به تحلیل و استخراج شاخص‌های هر صنعت می‌­پردازد.

  • شناسایی اطلاعات مورد نیاز

در این مرحله سان به منظور محاسبه شاخص‌های تحلیل شده به سراغ داده‌های مورد نیاز خواهد رفت. اکثر سازمان‌ها بدون داشتن یک استراتژی اولیه برای فناوری اطلاعات گسترش یافته‌اند. این فقدان چشم‌انداز سبب شده که آنها به سیستم‌های مختلف و منابع داده‌ای مختلف و حتی تولید برنامه‌های کاربردی مجزا روی بیاورند که این مسأله موجب شده است منابع داده‌ای مختلفی در سازمان وجود داشته باشد. استخراج اطلاعات نهان یا الگوها و روابط مشخص در حجم زیادی از داده‌ها در یک یا چند بانک اطلاعاتی بزرگ و جمع­‌آوری آنها در یک انبار داده متمرکز و هدفمند این مشکل را حل نموده‌است.

  • پایگاه داده تحلیلی (انبار داده)

پایگاه داده تحلیلی یا انبار داده به عنوان هسته هر راهکار هوش تجاری در نظر گرفته می‌شود. یک انبارداده خوب طراحی شده، باید نیازهای فعلی و آینده کاربر را در نظر بگیرد و در همان زمان و برای دستیابی سریع و تعاملی بهینه شده باشد. همچنین انبار داده باید به اندازه کافی منعطف باشد تا از رشد سریع داده و تغییرات درون سازمان حمایت کند. کارشناسان خبره سان در این مرحله بر اساس نیازمندی سازمان و شاخص‌های استخراج‌شده، انبار داده را طراحی و ایجاد می‌نماید. هدف اصلی آن ایجاد بستری مناسب برای تولید اطلاعاتی است که به سازمان برای اتخاذ تصمیم‌های درست کمک می‌کند.

  • استخراج، تبدیل و بارگذاری داده (ETL)

در این مرحله توسط کارشناسان سان، استخراج، تبدیل و بارگزاری داده صورت می‌پذیرد. طی فرایند ETL داده‌ها از منابع اطلاعاتی مورد نیاز موجود در سازمان و یا خارج از آن مانند پایگاه‌های داده، فایل‌های متنی، سیستم‌های قدیمی و صفحات گسترده استخراج شده و تبدیل به اطلاعاتی سازگار با فرمت معین می‌شوند و سپس در یک پایگاه اطلاعاتی (انبار داده)، قرار داده می‌شوند. برای انجام ETL نیاز به تخصص‌های مختلفی چون تجزیه و تحلیل تجاری، طراحی پایگاه داده و برنامه‌نویسی وجود دارد. فرایند ETL یک پروسه محسوب می‌شود به این معنی که به صورت پیوسته در سیستم باید انجام شود.

  • نمایش اطلاعات (داشبورد مدیریتی):

متخصصین سان، خوب می‌دانند چگونه می‌بایست اطلاعات جمع‌آوری شده،نمایش داده شده و در اختیار مدیران به منظور تصمیم‌گیری قرار گیرد. سان بدون ایجاد وابستگی برای سازمان، شرایطی را ایجاد می‌کند تا مدیران بر اساس سلایق خود، بتوانند با ابزارهای مختلف داشبورد مدیریتی، به اطلاعات به آسانی دسترسی داشته و در محیط جذاب و غیر پیچیده، از آن استفاده نمایند.

متدولوژی روش انجام کار را مشخص می­‌کند و شامل فازهایی است که در طی آن پروژه به مراحل فرعی تجزیه شده، اقدامات هر مرحله و خروجی‌های هر فاز مشخص می­‌شود و در نهایت سیستم مورد نظر طراحی و پیاده‌سازی می­‌گردد.

روش انجام پروژه در شرکت سان رویکرد چابک (Agile) می‌باشد.  هدف از این روش، کاهش زمان اجرای پروژه‌ها به‌منظور ارائه هر چه سریع‌تر مزایای اجرای هوش تجاری در سازمان و انطباق آن با نیازهای درحال تغییر کسب‌ و کار می‌باشد. متدولوژی چابک در هوش تجاری، مدیران را قادر می‌سازد تا تصمیمات مربوط به کسب‌ و کار را بهتر و بسیار سریع‌تر از قبل اتخاذ نمایند. هم­چنین کاربران کسب‌ و کار و متخصصین واحد IT را تشویق می‌کند تا به‌طور متفاوتی به داده‌هایشان نگاه کنند که دلیل این مسأله هزینه‌ی اندک صرف‌شده برای تغییرات در طول پروژه می‌باشد.

روش چابک بر تکرار استوار است؛ با استفاده از این روش، کاربر نهایی ویژگی‌های جدید نرم‌افزار را زودتر از فرآیند آبشاری (Waterfall) که تنها محصول نهایی را ارائه می‌کند، در اختیار خواهد داشت. نیازمندی‌ها و فازهای طراحی با قسمت اجرا و توسعه هم­‌پوشانی دارند که باعث کاهش چرخه‌های اجرا و تحویل سریع‌تر خروجی خواهد شد. هم­چنین استفاده از این رویکرد در پروژه‌های هوش تجاری، موجب ترویج برنامه‌ریزی تطبیقی، توسعه و تحویل تکاملی، نگرش تکرارشونده در بازه‌های زمانی محدودشده و ارائه پاسخ‌های سریع و منعطف نسبت به تغییرات، می‌شود.

رویکرد چابک، به حل یک‌باره تمام مشکلات اجرای هوش تجاری نمی‌پردازد بلکه بر ارائه قسمت‌های عملکردی آن در بخش ‌های قابل مدیریت به‌وسیله چرخه‌های توسعه‌ای کوتاه‌تر و مستندسازی هر چرخه پس از اجرا می‌پردازد.

  • توانایی و تجربه کافی در استخراج مکانیزه داده از سامانه‌های مالی، اداری و … متداول در کشور (همانند همکاران‌سیستم، رایورز، سندپرداز، نماد ایران، چارگون، بریدسامانه، تدوین فرایند، CSD و …) بدون وابستگی به شرکت‌های تولیدکننده (برندها) و تکنولوژی‌های بانک‌های اطلاعاتی
  • عدم وابستگی به تکنولوژی‌های پیاده‌سازی انبار داده (Data Warehouse) و هوش تجاری همانند Microsoft و Oracle و ابزار لایه‌ی نمایش اطلاعات و داشبوردها (هر ابزار OLAP Support در این لایه قابل‌استفاده می‌باشد)
  • ارائه‌ی ابزار نمایش اطلاعات و داشبورد به‌صورت رایگان و عدم نیاز به پرداخت هزینه لیسانس و عدم محدودیت در تعداد کاربر
  • توانایی و تجربه در مدیریت و نگهداری اطلاعات با مقیاس بسیار بزرگ (Big Data) همچون انبارهای داده بانکی و مخابراتی با میلیاردها رکورد
  • توانایی اتصال به منابع داده­ای با تکنولوژی‌های قدیمی برای نمایش روند تاریخی داده‌ها و استفاده از عمق اطلاعات
  • توانایی اتصال مکانیزه به منابع داده‌ای بیرونی مانند بورس، کدال، گمرک و …
  • استفاده از ابزارهای استاندارد و روتین در طراحی و پیاده‌سازی سامانه در همه بخش‌ها جهت جلوگیری از وابستگی سازمان جهت توسعه سامانه