هوش تجاری در سازمان های دولتی

ســـــازمان هــای دولتی

 

در سال های اخیر، مدت زمانی که مدیران برای اتخاذ تصمیم اختصاص می دهند، به میزان زیادی کاهش یافته است . در این میان شناسایی اطلاعات مهمی که می بایست در لحظه مورد پایش قرار گیردمانند :چگونگی جمع آوری، یکپارچه سازی، نمایش و تحلیل این اطلاعات بیش از بیش ضروری می نماید . از طرفی یکی از مهم ترین عوامل موفقیت کسب و کارهای دولتی، تصمیم گیری، تصمیم سازی و گزینش بهترین اطلاعات در کم ترین زمان و با بیش ترین اطمینان است. در سازمان های دولتی با توجه به حجم داده های پراکنده، تصمیم گیری به این آسانی امکان پذیر نیست . برای تصمیم گیران سازمان های دولتی، مقدار داده ای که باید در هر روز کاری مشاهده و تحلیل شود، بسیار چالش برانگیز است . از طرفی دسترسی به اطلاعات درباره عملکردهای کلیدی سازمان ، مدیران را قادر به تصمیم گیری مناسب، جهت رسیدن به اهداف استراتژیک سازمان می نماید ، اما متاسفانه این اطلاعات در درون خرواری از داده های خام مدفون شده است و معمولا در زمان مناسب در دسترس مدیران قرار نمی گیرد . بنابراین سازمان های دولتی برای حفظ موقعیت رقابتی و توسعه خود ، نیازمند رفتن به سمت و سوی سیستمی هستند که مدیران را در تصمیم گیری سریع، هوشمند و با تکیه بر اطلاعات تجزیه و تحلیل شده ، یاری رساند . این امر نیاز سازمان ها و مدیران را به هوش تجاری دو چندان می کند . بهره گیری از راهکار هوش تجاری در سازمان های دولتی این امکان را فراهم می آورد که مدیران و تحلیلگران سازمان وقت خود را برای جمع آوری اطلاعاتی که ارزش کافی ندارند ، هدر ندهند و فقط به پیدا کردن راه حل ها بپردازند. در ذیل به برخی از مشکلات موجود در مدیریت داده ها در سازمان های دولتی اشاره می شود :

  • داده‌های حجیم و پیچیدگی تحصیل آن‌ها در سازمان های دولتی
  • وجود سیستم ها و داده های جزیره ای در سازمان های دولتی منجر به عدم توانایی پیگیری فرآیندها و نتایج تصمیمات گرفته شده و لذا تصمیمات اشتباه در این سازمان‌ها نتایج خود را به طور روشن نشان نمی‌دهد و یا دیرهنگام نشان می‌دهد.
  • بیش تر گزارش های تولید شده توسط نرم افزارهای عملیاتی سازمان های دولتی، گزارش هایی ساده و نمایانگر عملیات انجام شده در سیستم است و نمی توان به وسیله آن ها گزارش های تحلیلی و چندبعدی در زمان کوتاه ساخت .
  • به دلیل دشواری مدیریت حجم عظیم داده ها، معمولا این سازمان‌ها نگاهی جامع از وضعیت جاری و آینده خود ندارند .
  • نیاز به مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی بالا است . این سازمان‌ها نیاز به مدیریت هوشمند اسناد و مدارک خود دارند که با وجود حجم عظیم داده های پراکنده، این امر بسیار مشکل است.

 

  • تسهیل و بهینه سازی فرآیند تصمیم سازی

سازمان های دولتی امروزی نیز همانند کسب و کارها تمایل زیادی به تصمیم گیری بر مبنای تحلیل کلان‌ داده‌ دارند تا کیفیت خدمت رسانی خود را ارتقا دهند. با ایجاد سیستمی که بتواند اطلاعات قابل استناد را به موقع در اختیار مدیران قرار دهد، می توان گام مهمی در تسهیل و بهبود تصمیم گیری مدیران برداشت. انبار داده در راهکار هوش تجاری با تجمیع و یکپارچه کردن اطلاعات می تواند در مدیریت و استفاده از داده های واحد های مختلف سازمان کمک کرده که این امر به مدیران این امکان را می دهد که بتوانند اطلاعات ایجاد شده در تمامی بخش ها را بطور کامل در تصمیم گیری گنجانده و با دیدی جامع نسبت به سازمان، تصمیم گیری آگاهانه ای را انجام دهند.

  • کمک به مدیریت دانش در سازمان

هوش تجاری در سازمان های دولتی ، به عنوان یک عامل مؤثر در عملکرد مدیران حساب می آید و موجب تحقق هر چه بهتر اهداف مدیریت دانش در این سازمان ها می شود. کاربرد مدیریت دانش در سازمان های دولتی سبب نتایجی خواهد شد که این نتایج جزیی از اهداف هوش تجاری نیز به شمار می رود. کاربرد مؤثر دانش ، به شکل گیری سازمان های هوشمند می انجامد، اما این امر مستلزم کاربرد خلاقانه دانش توسط مدیران این سازمان هاست. لذا هوش تجاری ، مهم ترین ابزار برای تحقق بخشیدن به این امر است؛ زیرا هوش تجاری با تمرکز بر درک دانش و یادگیری، موجب خلق سازمان هوشمند می شوند. سازمانی که یاد می گیرد، دانش را هوشمندانه مدیریت می کند.

  • بهبود ارائه خدمات به ارباب رجوع

هدف نهایی هر سازمان دولتی ارائه ی خدمات با کیفیت برای ارباب رجوع است. در این راه افکار عمومی خواستار شفافیت بیشتری بوده و بنابراین بسیاری از نهادهای دولتی برای انتقال بهتر اطلاعات به شهروندان جامعه، تحت فشار زیادی قرار دارند. بدین منظور ابزارهای تحلیلی هوش تجاری در سازمان های دولتی توانایی تسلط بر داده ها و اشتراک گذاری آسان را به  اعضا را می دهد. با استفاده از راهکار هوش تجاری ، سازمان ها می توانند به داده های تجمیع شده و یکپارچه دسترسی داشته و با تحلیل این داده ها، آمار و روندها را دنبال کرده و در نتیجه بینش و درک بهتری برای انجام وظایف مدیریتی خود بدست آورند.

  • بهبود فرایند گزارش دهی

نرم افزارهای موجود در سازمان های دولتی می تواند گزارشاتی را تا سطح مدیران میانی فراهم آورد. کمتر دیده شده که مدیران ارشد از این نرم افزارها بعنوان منبع تصمیم سازی استفاده نمایند و بیشتر گزارش های مورد نظر آن ها توسط مدیران میانی و با صرف زمان زیاد تهیه می شود و گاه این عملیات بصورت روزانه باید تکرار شود. از طرفی بیشتر گزارش های تولید شده توسط نرم افزارهای عملیاتی، گزارش هایی ساده و نمایانگر عملیات انجام شده در سیستم می باشد و نمی توان بوسیله آن ها گزارش های تحلیلی و چند بعدی در زمان کوتاه ساخت. هوش تجاری این امکان را به مدیران می دهد که به آسانی و بدون نیاز به سایر افراد بتوانند گزارش های موردنیاز خود از بخش ها و ادارات مختلف سازمان را در هر زمان که می خواهند، رصد کنند.

  • بهبود فرآیند اختصاص بودجه و بررسی هزینه ها

هیچ سازمانی به اندازه سازمان های دولتی در اختصاص بودجه محتاطانه رفتار نمی کند. مدیریت اثربخش اختصاص و استفاده از وجوه در سازمان های دولتی، نیازمند بینش عمیق درباره الگوهای هزینه و همچنین توانایی پیش بینی هزینه ها در سازمان است. هوش تجاری با ایجاد این توانایی ها به سازمان های دولتی این امکان را می دهد که کنترل بهتری بر هزینه ها داشته و با بینش عمیق نسبت به تمامی واحدهای سازمان، اقدام به بودجه ریزی کنند. با استفاده از شاخص های تحلیلی تعبیه شده در راهکار هوش تجاری، مدیران این سازمان ها می توانند در هر زمان که بخواهند، روند کلی هزینه ها را در تمامی ادارات و بخش های سازمان به آسانی بررسی کرده و بینشی جامع از عملکرد کلی سازمان بدست آورند و برمبنای این بینش اقدام به اختصاص منابع کنند.

  • برنامه ریزی نیروی کار

مدیران در سازمان های دولتی باید سطوح مختلف نیروی کار را به منظور پاسخگویی به نیازهای فعلی و پیش بینی شده، تقویت کرده و بهبود بخشند. آن ها مسئول آموزش و تقویت کارمندان خود هستند، در حالی که باید از نظر مدیریت نیروی انسانی خود با شرکت های خصوصی نیز رقابت کنند. بدین لحاظ، مدیریت موثر این منابع ضروری است چراکه بر کیفیت ارائه خدمات به ارباب رجوع و کاهش هزینه ها و بهبود نگرش شهروندان نسبت به سازمان، تاثیر به سزایی دارد. هــوش تجــاری در سازمان های دولتی ، امــکان گزارش گیــری از عملکــرد کارکنــان و برنامه ریـزی نیـروی کار را فراهـم کـرده و از ایـن طریـق بــه اســتفاده بهتــر و ســاده تــر از نیــروی کار، باعث کاهش هزینه ها و افزایش رضایت ارباب رجوع می شود.

  • توانایی و تجربه کافی در استخراج مکانیزه داده از سامانه‌های مالی، اداری و … متداول در کشور (همانند همکاران‌سیستم، رایورز، سندپرداز، نماد ایران، چارگون، بریدسامانه، تدوین فرایند، CSD و …) بدون وابستگی به شرکت‌های تولیدکننده (برندها) و تکنولوژی‌های بانک‌های اطلاعاتی
  • عدم وابستگی به تکنولوژی‌های پیاده‌سازی انبار داده (Data Warehouse) و هوش تجاری همانند Microsoft و Oracle و ابزار لایه‌ی نمایش اطلاعات و داشبوردها (هر ابزار OLAP Support در این لایه قابل‌استفاده می‌باشد)
  • ارائه‌ی ابزار نمایش اطلاعات و داشبورد به‌صورت رایگان و عدم نیاز به پرداخت هزینه لیسانس و عدم محدودیت در تعداد کاربر
  • توانایی و تجربه در مدیریت و نگهداری اطلاعات با مقیاس بسیار بزرگ (Big Data) همچون انبارهای داده بانکی و مخابراتی با میلیاردها رکورد
  • توانایی اتصال به منابع داده­ای با تکنولوژی‌های قدیمی برای نمایش روند تاریخی داده‌ها و استفاده از عمق اطلاعات
  • توانایی اتصال مکانیزه به منابع داده‌ای بیرونی مانند بورس، کدال، گمرک و …
  • استفاده از ابزارهای استاندارد و روتین در طراحی و پیاده‌سازی سامانه در همه بخش‌ها جهت جلوگیری از وابستگی سازمان جهت توسعه سامانه