نرم افزار تجمیع اطلاعات بودجه (نُت)

بودجه از ارکان مهم چرخه برنامه‌ریزی سازمان درجهت تخصیص مناسب منابع اقتصادی است و برای رسیدن به هدفی مشخص در یک دوره زمانی معین مورد استفاده قرار می­‌گیرد. به طورکلی سیاست­‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت شرکت‌­ها و مؤسسات در بودجه اعلام می‌­شود و می­‌توان از آن به عنوان ابزار برنامه‌­ریزی، عامل کنترل و همچنین وسیله‌ای جهت برقراری ارتباط بین بخش­‌های مختلف سازمان استفاده نمود. طبقه‌بندی هزینه‌ها و درآمدها و زمینه لازم برای تجزیه و تحلیل و تصمیم­‌گیری با بودج‌ه­ریزی فراهم می­‌شود. روش بودجه‌­ریزی مناسب، موجب افزایش بهبود هماهنگی و ارتباط بین اجزای سازمان می­‌گردد و چهارچوبی مناسب برای کنترل، اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد پرسنل فراهم آورده و فعالیت‌های واحد را در جهت اهداف سازمان هدایت می­‌کند.

بودجه‌­بندی فرایند تخصیص منابع محدود به نیازهای نامحدود و استفاده بهینه از منابع می‌­باشد و مهمترین عامل مستقل و پویا درسطح کلان اقتصادی است که در راستای اداره و پیشرفت هر سازمان و یا نهاد دولتی یا غیر دولتی به کار گرفته می­‌شود. مرحله تهیه و تنظیم بودجه، فنی­‌ترین قسمت از فرایند بودجه­‌بندی را تشکیل می­‌دهد. سازمان‌­ها به دلایل زیر به بودجه‌­بندی نیاز دارند:

  • تخصیص اعتبارات جهت بقا سازمان نه اجرای وظایف
  • عدم ارتباط بودجه سالانه با شرایط اقتصادی سازمان
  • در نظر گرفتن تاثیر بار مالی ناشی از فعالیت‌های فعلی روی هزینه‌های آتی
  • ناهماهنگی میان منابع و مصارف بودجه
  • وجود هزینه‌های پنهان در بودجه
  • انعطاف‌پذیری بیش از حد بودجه در مجموعه‌های دولتی و غیر دولتی
  • تقاضای بودجه اضافی
  • تعیین تکلیف برای قلمروهای نامربوط به سیاست‌گذاری مالی
  • جدایی نظام تهیه از نظام کنترل بودجه و بی توجهی به کارآیی هزینه ها در مرحله نظارت
  • فقدان نظارت عملیاتی دقیق

بسیاری از سازمان‌ها در هنگام تجمیع بودجه شرکت‌ها و یا واحد‌های زیرمجموعه خود با مشکلاتی روبرو هستند:

  • استفاده از روش‌های سنتی جمع‌آوری اطلاعات بودجه‌ای به‌صورت کاغذی و یا فایل‌های اکسل پراکنده
  • طولانی شدن زمان تکمیل اطلاعات بودجه‌ای
  • عدم امکان مراجعه آسان به اطلاعات بودجه‌ای سال گذشته
  • عدم امکان استفاده و طراحی روش‌ها و فرایندهای استاندارد
  • و …

بودجه ،یکی از ارکان اصلی چرخه برنامه‌ریزی یک سازمان در جهت تخصیص مناسب منابع اقتصادی می‌باشد.

 

 

 

اختصاص بودجه هدفمند، نقش بسزایی در تصمیم‌گیری بهنگام مدیران استراتژیک و عملیاتی یک مجموعه‌ی تجاری دارد.

هم جهت با تصمیم‌گیری استراتژیک، مدیران و کارشناسان مالی به عنوان بازوی اجرایی، نقش کلیدی در تعیین و تنظیم بودجه عملیاتی یک سازمان دارند.

سان با ایجاد بستر امن اطلاعاتی در قالب نرم‌افزار تجمیع اطلاعات بودجه، مکمل فرآیندهای مرتبط با فرایندهای بودجه‌ریزی هم راستا با فعالیت‌های عملیاتی مدیران در سازمان شده است.

نرم‌افزار تجمیع اطلاعات بودجه سان (نُت بودجه)، به عنوان یکی از ماژول‌های سامانه‌های مدیریت عملکرد سازمان (CPM) می‌باشد.

این نرم‌افزار، یک موتور هوشمند جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات می‌باشد که توانایی اجرای عملیات مرتبط با فرآیند برنامه‌ریزی و بودجه جهت جمع‌آوری، تجمیع، تلفیق اطلاعات و اخذ گزارش‌های هدفمند (انحراف بودجه و …) در قالب فرم‌های پویای صفحه گسترده (Spread Sheet) در محیط کاملاً تحت وب را دارا می‌باشد.

  • جمع‌آوری و تجمیع اطلاعات بودجه در همه سطوح سازمان و شعب مرتبط در قالب فرم‌های صفحه گسترده (همانند اکسل) در محیط وب
  • امکان ایجاد گردش‌کار در سطوح داخل سازمان، کنترل و محدودسازی عملیات ورود، اصلاح و تعدیل، ارسال و تأیید اطلاعات با در نظر گرفتن استراتژی و برنامه‌های عملیاتی ثبت شده سازمان
  • ثبت اطلاعات به صورت خودکار از پایگاه‌ داده‌ها و سیستم‌های موجود در سازمان
  • کنترل بودجه، محاسبه انحراف عملکرد و اخذ انواع گزارش‌های استاندارد و تحلیلی مرتبط با بودجه و انحرافات
  • امکان طراحی انواع فرم‌های اطلاعاتی به دلخواه کاربر و برقراری ارتباط و گردش کار معنی‌دار بین فرم‌های اطلاعاتی
  • امکان تعریف کدینگ استاندارد سازمان و کدینگ اختصاصی هریک از زیرمجموعه‌ها و امکان معادل‌سازی کدینگ‌ها
  • امکان ایجاد سطح دسترسی برای کاربران و امکان اخذ گزارش از تاریخچه تغییرات و اصلاحات صورت گرفته توسط کاربران
  • تعریف دوره‌های زمانی ورود اطلاعات مختلف و تعیین محدوده زمانی برای دوره‌ها
  • امکان ارزیابی اطلاعات وارد شده، اعمال نتایج ارزیابی‌ها در روند گردش اطلاعات و کنترل عملیات با توجه به ارزیابی صورت گرفته
  • قابلیت ارتباط با سامانه هوش تجاری سان