سازمان های کوچک و متوسط

 

دسترسی به اطلاعات اساسی کسب ­وکار و گزارش­ های یکپارچه برای موفقیت در بازار برای سازمان ­ها با هر سایز مهم است. شرکت­ های کوچک و متوسط نباید اهمیت هوش تجاری را کوچک بشمارند. ممکن است صاحبان کسب­ وکارهای کوچک و متوسط معتقد باشند که تمام اطلاعات لازم برای اداره کسب ­وکار خود را دارند. در واقع اغلب صاحبان این کسب­ وکارها بر اساس حدسیات و تلقی­شان از ثبات کسب ­وکار تصمیم­ گیری می­ کنند و حتی اگر به ارزش یک سیستم هوش تجاری آگاهی داشته باشند، معتقدند که این ارزش کم­تر از هزینه­ ی سرمایه ­گذاری برای ایجاد BI در سازمان است. در حقیقت، یک کسب ­وکار کوچک یا متوسط لازم نیست تا خزانه خود را برای یک سیستم بزرگ و پیچیده خالی کند. برای اینگونه سازمان­ها سیستم­ های هوش تجاری تحت وب که بصورت Cloud به سازمان ارائه می ­شود مناسب است که به این ترتیب، بدون هزینه نصب و راه­ اندازی، امکان استفاده از سیستم ­های پیچیده ­ی هوش تجاری برای هر سازمانی فراهم می ­شود.
 
سیستم ­های هوش تجاری تحت وب، برای سازمان­های کوچک و متوسط، ارزشی مقرون به صرفه ایجاد می ­کند.
هرچند در هر سازمانی باید به ارزشی که هر هزینه ارائه می­ کند دقت شود، در سازمان­های کوچک و متوسط هزینه اهمیت بیشتری برای تیم مدیریتی دارد. یک بنگاه کوچک یا متوسط به دقت سود خالص را تحت نظر دارد و همواره نسبت به ارزش ذاتی سرمایه ­گذاری ­ها آگاه است. هرچند تعریف سازمان کوچک و متوسط در هر کشور با کشور دیگر متفاوت است، بسیاری از تحلیل­ ها تعداد 50-250 کارمند برای این گونه سازمان­ ها تعریف می­ کنند. بسیاری از تیم­ های مدیریت سازمان­ کوچک یا متوسط در رویای رشد و درآمدی بسیار بیشتر از میزانی که در سال جاری بدست آورده ­اند می­ باشند. برای اینکه این امر محقق شود، هر سازمانی، بزرگ یا کوچک باید از ابزار قدرتمند برنامه­ ریزی برای اخذ تصمیمات دقیق و موثر در حوزه کسب و کار بهره برند. سیستم هوش تجاری دقیقا چنین ابزاری را فراهم می­ کند. تصور این که کسب ­وکارهای کوچک و متوسط استطاعت مالی ابزارهای مدیریت اطلاعات و تصمیم­ گیری را ندارند یک اشتباه است. امروزه ابزارهای هوش تجاری تحت وب وجود دارد که گزارش­ سازها و امکانات پیچیده ­ای را با سرمایه ­گذاری اندک مهیا می­ کنند.
بسیاری از مدیران سازمان­ های کوچک و متوسط معتقدند تمامی اطلاعاتی که برای تصمیم­ گیری ­های استراتژیک و عملیاتی لازم است را دارند و بنابراین نیازی به ابزار هوش تجاری ندارند؛ زیرا که اگر سازمان تنها پنجاه کارمند داشته باشد، تمامی اطلاعات اساسی که مدیر به آن احتیاج دارد برایش مهیا است. در حقیقت حتی در سازمان­های بسیار کوچک که ده کارمند یا کمتر دارند، مدیران به احتمال زیاد اطلاعات برجسته و مهم را از دست می­ دهند.
حال به بررسی یک سناریوی محتمل می­ پردازیم. اطلاعات زیر مثال­ هایی از حفره ­های اطلاعاتی رایج در بیشتر سازمان ­های کوچک و متوسط و مشکلاتی که از این حفره­ های اطلاعاتی بوجود می ­آید را فراهم می­ کند. این حفره در هر سازمان بسته به صنعت یا بازار، پیچیدگی کسب ­وکار، این که سازمان محصول ارائه می ­کند یا خدمت یا هردو و همچنین سایز واقعی و مهارت­ های کارکنانش متفاوت خواهد بود. قرار بر این است که این سناریو مثال­ هایی از مشکلاتی که سازمان­های کوچک و متوسط در صورت عدم درک کامل تفاوت بین تلقی­شان از سلامتی سازمان و جایگاه واقعی سازمان ممکن است با آن مواجه شوند را فراهم کند.
سناریوی سازمان الف
سازمان الف اجزای خاصی از موتورهای کوچک را طراحی، تولید و پخش می ­کند. این سازمان دارای 100 کارمند شامل مهندسین، تکنسین­ ها، کارمندان مربوط به پشتیبانی، فروش و بازاریابی موتورها، سرکارگرها، رانندگان و همچنین کارکنان واحدهای مالی، خرید و سایر کارمندان پشت صحنه (Back Office) است که در دو شیفت کار می­ کنند.
مدیرعامل شرکت الف بسیار پرمشغله است. مانند اکثر مدیران عامل سازمان­ های با این اندازه باید حین کار بر روی مسائل فنی، بر روی استراتژی سازمان متمرکز بماند. وقتی یک مشتری برای سازمان اهمیت بالا دارد، وی به همراه عوامل فروش برای بستن قرارداد اقدام می ­کند. او بر جلسات نظارت می­ کند، در کارگاه قدم می ­زند و گزارشات را از تمام واحدها می­ گیرد. وی معتقد است که بدلیل درگیر بودنش در فرایندهای روزانه کسب ­وکار و حضور در جلسات متداوم با تیم مدیریت، کنترل کامل سازمان را در اختیار دارد و می­تواند با اطمینان کامل برای پیشرفت برنامه­ ریزی کند.
موارد بیشماری از کسب­ وکار وجود دارد که جناب مدیرعامل از آن خبر ندارد؛ نه به این دلیل که کارمندانش اطلاعات درست به وی نمی­ دهند؛ نه بدلیل بی ­توجهی وی. مشکل از آنجا ناشی می ­شود که مدیرعامل زمان کافی برای بررسی جزئیات تمامی موارد و همچنین دید غنی و یکپارچه ­ای از کسب ­وکارش ندارد.
جدول زیر گوشه ­ای از حفره­ های اطلاعاتی موجود در سازمان الف و مشکلاتی که از این حفره­ ها ناشی می ­شود را نشان می ­دهد.
 
حفره­ های موجود در سازمان الف
اطلاعات
حفره­ های اطلاعات
عواقب
 
 
 
 
 
 
 
 
فروش، بازاریابی و رقابت
        · تعداد تماس ­های فروش؟
· وضعیت فروش، اگر شرکت الف محصول را به فروش نمی­رساند، چه رقبایی برنده­ی قرارداد می­شدند؟
· چه منابعی ممکن است برای فروختن محصول کمک کند؟
· آیا ارائه ­های حین فرایند فروش دائما به فروش محصولات منجر می­ شوند؟
· جمعیت شناختی مشتریان عموما چگونه است؟
· مشتریان در مورد خدمات و محصولات به دنبال چه ویژگی­ هایی هستند؟
· چه زمانی فرایند فروش به اتمام می­رسد و چه تکالیفی برای کارکنان فروش پیش­بینی شده تا پروژه ها و مشتریان جدید را کنترل کنند؟
· مزیت رقابتی سازمان چیست؟
       · شرکت الف نمی­تواند برای درآمد برنامه ­ریزی کند
· شرکت نمی­تواند فعالیت­های کاری را پیش­بینی کند
· شرکت نمی ­تواند برنامه ­ریزی برای ارائه محصولات جدید داشته باشد
· پیش­ بینی دردسترس بودن بودجه لازم برای سرمایه­ گذاری برای ارائه محصول و خدمت جدید برای شرکت دشوار است
· شرکت نمی ­تواند اقدامات اصلاحی در زمینه استراتژی رقابتی صورت دهد
· پیش­ بینی آموزش مورد نیاز برای تیم فروش شرکت دشوار می ­شود
 
 
 
 
 
خرید و انبار
        · اقلام موجود در انبار چیست؟
· چه اقلامی باید سفارش داده شود؟
· میزان ظرفیت انبار چقدر است؟
· نزدیکترین زمانی که شرکت نیاز به ذخیره بیشتر در انبار دارد چقدر است؟
 
     · اقلام پرهزینه انبار ممکن است تا مدت­ها در قفسه­ ها منتظر مشتری برای قرارداد بستن بماند
· شرکت ممکن است دچار کمبود کالا شود و یا اقلامی را که از قبل در انبار دارد بخرد
· مسئولین کنترل خرید، محدودیتی در زمینه برند، نوع و یا هزینه اقلام خریداری شده اعلام نمی ­کنند
 
 
 
 
 
 
مشتریان، مشتریان مورد انتظار و رضایت مشتریان
        · شرکت چه تعداد مشتری دارد؟
· وضعیت جمعیت شناختی (Demographic)، اندازه و نوع کسب­وکار چگونه است؟
· شرکت با توجه به موفقیتش در یک محیط و یا بازار مشتری مشخص، در چه بازارهایی می ­تواند حضوری برجسته داشته باشد؟
· آیا مشتریان از خدمات و محصولات شرکت راضی هستند؟
· مشتریان بدنبال چه ویژگی ­هایی هستند و این ویژگی ­ها در مقایسه با اطلاعاتی که حین فروش از مشتری اخذ می­شوند به چه صورت است؟
       · شرکت نمی­تواند رضایت مشتری را درک و پیش­بینی کند
· شرکت فرصت توسعه محصول و خدمات جدید را برای داشتن مشتریان و قراردادهای جدید از دست می­دهد
· سازمان ممکن است بدلیل اینکه تیم توسعه محصول دسترسی به اطلاعات اساسی ندارد، مشتریان خود را از دست دهد.
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
مدیریت زمان، پروژه ­ها و فرایندهای کاری
        · سازمان چه کارمندانی دارد؟
· ترکیب مهارت هر کارمند سازمان چیست؟
· آیا سازمان به کارمندان بیشتری و یا به مهارت­ های متفاوتی نیاز دارد؟
· آیا سازمان می ­تواند کسب­ وکار جدیدی را مدیریت کند؟
· آیا مهارت­ ها و کارکنان فعلی سازمان برای رشد شرکت یا ارائه محصول و خدمت جدید کافی است؟
· چه پروژه هایی از منابع سازمان استفاده می­ کنند؟
· چه تعداد کارمند به طور تمام وقت درگیر پروژه ها هستند؟
· آیا ارتباطات کافی بین واحدهای شرکت وجود دارد؟
· در زمانی مشخص، چه افرادی به مرخصی رفته اند؟
· شرکت چگونه می­ تواند با منابع کمتر، کار بیشتری انجام دهد؟
 
     · ممکن است در چند جهت از کارکنان استفاده شود و این امر منجر به کاهش کارایی­شان شود
· ممکن است کارمند مناسب هنگام پایان یک فروش و یا آغاز یک پروژه در دسترس نباشد
· فرایندهای کسب ­وکار ممکن است کند و غیرکارا باشد که منجر به درآمد کمتر برای سازمان و کاهش بهره­ وری می­ شود.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
سلامت مالی، پییش ­بینی، سرمایه­ گذاری و وجوه در دسترس
        · متوسط درآمد ماهانه چقدر است؟
· آیا صدور صورتحساب­ ها دقیق و به­ موقع است؟
· آیا پرداخت سر موقع است؟
· چه مقدار پول برای سرمایه­ گذاری یا هزینه ­ها موجود است؟
· آیا عملکرد مالی شرکت با بودجه اش مطابقت خواهد داشت؟
· آیا شرکت توان مالی ارائه محصول و ویژگی­ های جدید را دارد؟
· آیا شرکت می­تواند افراد جدید را استخدام کند؟
· آیا شرکت توان پرداخت اجاره و سایر هزینه ­ها را دارد؟
· آیا وام و یا هزینه ­هایی وجود دارد که از سررسید بازپرداختش گذشته باشد؟
        · ممکن است رتبه­ ی اعتبار شرکت بد شود
· ممکن است مشتریان در پرداخت بدهی عقب باشند
· ممکن است متوسط دوره وصول مطالبات شرکت بالا رود
· ممکن است گزارشات تاریخی شرکت دقیق نباشند
· ممکن است شرکت پول خود را در جای مناسبی خرج نکند
· ممکن است شرکت نیاز به افزایش سرمایه داشته باشد؛ ولی به این موضوع واقف نباشد
· ممکن است فرایندهای تعیین صورت­حساب­ ها، حساب­های دریافتنی و یا پرداختنی غیرمعتبر باشد
· شرکت ممکن است نتواند تشخیص دهد چه زمانی بدون فشار زمانی بدنبال ارائه محصولات جدید باشد
· برنامه­ ریزان مالی و کسب ­وکار برای برنامه­ریزی آینده از درصدی ثابت یا بهترین حدس استفاده می­ کنند. رشد با نرخ ثابت تکنیکی است که بسیاری از کسب­ وکارهای کوچک و متوسط استفاده می­ کنند که ممکن است منجر به کمبود مالی شدید و سختی­های اقتصادی شود.
 
 
به کمک سیستم مناسب و یکپارچه هوش تجاری (BI)، شرکت الف زمان کمتری را برای تعریف موارد اورژانسی صرف می ­کند و وقت بیشتری برای برنامه­ ریزی برای رشد موثر خواهد داشت. با استفاده از اطلاعات موجود از تمامی واحدها، شرکت الف می ­تواند گزارشات و شاخص ­هایی برای کنترل مدیریت جهت­ های مدیریتی تولید کند.
بسیاری از سازمان­ های کوچک و متوسط معتقدند که نیاز و یا توان مالی برای داشتن یک سیستم هوش تجاری ندارند برای اخذ یک تصمیم درست، شرکت­ ها باید پول و زمانی که صرف می­ کنند و یا هزینه ­ای که بر سازمان تحمیل می ­شود را درنظر بگیرند. برای یک شرکت در بازار کوچک یا متوسط، سیستم هوش تجاری ارزشمند است و می ­تواند مزیتی رقابتی لازم برای موفقیت در بازار هدفش باشد. هوش حاصل از یکپارچه ­سازی جمع­ آوری داده به سازمان اجازه می­ دهد تا با تعداد کارمند کمتری، به مدیریت بپردازد و رشد کند. کسب ­وکارهای کوچک و متوسط که از هوش تجاری برای فهمیدن کسب­ وکارشان استفاده نمی ­کنند احتمال بیشتری دارند که شکست بخورند و یا فشار مالی را تجربه کنند.